image 2020 מרץ 09

שיטות לעבודה מרחוק בצל הקורונה – ווטסאפ כפתרון תקשורת לעסקים

בשבועות האחרונים משבר הקורונה משפיע עלינו יותר ויותר, ממשהו מרוחק שקורה בסין הוא עבר לאירופה ועכשיו גם הגיע ארצה.

עשרות אלפי אנשים נמצאים בבידוד וארגונים רבים מבינים שלא בטוח שאפשר יהיה להגיע מחר לעבודה.

כתוצאה מכך ארגונים רבים מנסים לעבור למצב של עבודה מרחוק גם אם לפני זה הם היו לגמרי נגד הדבר.

במאמר זה אשתדל לתת טיפים ועצות פרקטיות איך אפשר לעבור לעבודה מרוחקת עם הכנות מינימליות.

אני אתרכז בחברות תוכנה אבל חלק ניכר מהעצות רלוונטי גם לסוגים אחרים של עבודה משרדית.

במאמר הקמה גיוס וניהול של צוותים מבוזרים תיארתי שיטות וכלים איך לבנות ולפתח תרבות של ארגון מבוזר. הדבר דורש זמן והשקעת משאבים, דברים שחסרים בעת משבר. לכן במאמר זה אני אתרכז בדברים שקל יחסית לממש ללא הכנות רבות מראש.

אני מדבר מניסיון של שנים בהובלת בית תוכנה איניטק, בעל צוות מבוזר בארץ ובחו"ל. יש לנו חברי צוות שעובדים כל יום מהבית או רק חלק מהימים. אם תוסיפו לזה את העובדה שחלקם מפוזרים גיאוגרפית באזורי זמן שונים תבינו למה היינו צריכים להתמחות בבניית מתודולוגיות עבודה מרחוק. אבל הדבר משתלם היום, בעת משבר הקורונה אנחנו יכולים לעבור למצב של עבודה מרחוק בצורה קלה בלי לפגוע ביעילות ופרודוקטיביות.

 

בואו נבחן מספר מרכיבים עיקריים הנדרשים לעבודה מרחוק:

  1. תקשורת – במשרד התקשורת מסתמכת על פגישות צוות, שיחות אחד על אחד וסתם שיחות מסדרון. יחסית קל להסתנכרן להבין איפה הדברים עומדים ועל מה כל אחד עובד. לא כך הדבר כאשר עובדים מרחוק, צריך לספק כלים בהם התקשורת מתבצעת ולהגדיר מה ואיך צריך לתקשר. מבחינת כלים יש כלים ייעודים לדבר כגון Slack/Microsoft Teams אבל הכלים האלה דורשים קינפוג ועקומת למידה. לכן כרגע תתחילו עם כלי שממילא כל העובדים שלכם משתמשים בו – Whatsapp. תפתחו קבוצות ווטסאפ עבור כל צוות/פרויקט וקבוצה כללית להודעות ברמת חברה. תנסו לחקות את צורת העבודה שלהם במשרד לה העובדים רגילים, אם יש לכם מפגש בוקר צוותי הפכו אותו לשיחת ווטסאפ צוותית על הבוקר. תקפידו לפרסם סיכומי פגישות בשביל עובדים שלא יכלו להצטרף. תנסו להגיע למצב שעובד שנכנס לקבוצת וואטסאפ וקורא את הודעות הצ'אט מבין את סטטוס הדברים, החלטות שהתקבלו ועל מה הצוות עובד. פיתחנו כלי יעודי TimelinesAI המאפשר לרכז מידע מווטסאפים/איימלים במקום אחד ולהוסיף הערות, טאגים ולשתף בצורה קלה ופשוטה. זקוקים לפתרונות Whatsapp ארגונים? נשמח לעזור!

  2. שיתוף מידע – צריך לוודא שלכולם יש גישה למסמכים הנדרשים לביצוע העבודה (מסמכי אפיון, סקיצות מסכים ועוד). אני ממליץ על שימוש בכלי אחסון מידע בענן כגון Google Drive/Dropbox . קל לפתוח בהם חשבון משתמש, להעלות קבצים ולשתף אותם עם אנשי צוות (כולל הגדרת הרשאות צפייה ושימוש).

  3. גישה לקוד וסביבות ריצה – האם הקוד שלכם נשמר ב Repository מקומי על שרתי החברה או בענן? אם מדובר על שרתים מקומים ודאו שהמפתחים יכולים להתחבר לשם מחוץ לרשת הפנימית של המשרד. יתכן לצורך כך יש להגדיר כתובות IP קבועים ולאפשר להם גישה. כדאי לבדוק את הנושא עוד היום כל עוד אתם במשרד. כמו כן תוודאו שכל אחד מהמפתחים יודע מתי ואיך הוא מעלה קוד לסביבות ריצה. לפעמים במשרד אנשים מסתמכים על הידע של חברים שסביבם ואין נוהל פורמלי לגבי העלאת קוד חדש לסביבות ריצה.

  4. גישה לכלי עבודה וקוד – תבדקו אם כלי פיתוח של הצוות שלכם מותקנים מקומית על המחשבים או בענן. במידה והכלים מותקנים מקומית תוודאו שהמפתחים לוקחים את המחשבים הביתה (אם מדובר בלפטופים) או דואגים לאופציה של חיבור מרחוק למחשבים במשרד בכלים כמו TeamViewer. קחו בחשבון שהפעלת תוכנות התחברות מרחוק משפיע על המהירות ולכן זו לא אופציה עדיפה.

  5. ציוד – תוודאו שלכל אחד מהעובדים יש את הציוד הנדרש לעבודה מהבית. זה אומר שכל אחד לוקח מהמשרד לפטופ/עכבר/אוזניות בקיצור כל דבר הנדרש לעבודה אפקטיבית. כיוון שהצורך להתחיל לעבוד מהבית יכול לבוא בפתאומיות כדאי שתגדירו כבר מהיום שכל אחד יוצא הביתה עם פק"ל של כלל הדברים הנדרשים. במקרים מסוימים תצטרכו לשקול לאפשר לעובדים להשתמש במחשבים הביתיים לצורך עבודה עם כל סכנות אבטחת מידע הכרוכות בדבר.

  6. אבטחת מידע – עבודה מרחוק מעמידה סט שלם של אתגרים שלא קיימים בסביבה המשרדית. רשתות ביתיות לא מאובטחות, שימוש במחשבים אישיים, מתן הרשאות להתחברות מרחוק לשרתים ועוד. כדאי להתכונן לדבר מראש ולנסות להוריד סיכונים על ידי נהלים, שימוש בהרשאות גישה, הגדרת רשימות מורשים לפי כתובות IP, גיבויים של מידע רגיש ועוד. תניחו שבתקופה ראשונה של עבודה מבוזרת יהיו לכם יותר אירועי אבטחת מידע – תערכו לכך.

לסיכום אני ממליץ לכם לתרגל אופציה של מעבר לעבודה מבוזרת כמה שיותר מהר. תקבעו יום השבוע שכל הצוות עובד מהבית. תראו מה עובד ומה לא, איזה בעיות צצו כדי שתוכלו לפתור אותן מבעוד מועד.

אני מקווה שהמשבר הזה יעשה אותנו חזקים יותר, תגלו עבודה מרחוק לא רק אפשרית אלא גם אפקטיבית יותר ותדעו לשלב אותה במידה זאת או אחרת בארגונכם.

אם תרצו עזרה בבניית תשתיות לעבודה מבוזרת, הרחבת צוות הפיתוח וביצוע פרויקט תוכנה אנחנו באיניטק תמיד כאן בשבילכם.

ישי טנצר

מנכ"ל איניטק- בית תוכנה לפיתוח מוצריים דיגיטליים.

https://www.initech.co.il//

contact@initech.co.il

#corona #development #distributedwork #initech #productivity #remotework #software #staysafe #tools #workfromhome #פינת הידע של איניטק

תודה שפנית אלינו!

אנחנו נחזור אליך תוך 24 שעות.